Responder um amigo no WhatsApp, conferir o Instagram, brincar com o cachorro, atualizar a lista de desejo no seu e-commerce prefiro e por aí vai. Existem várias distrações no dia a dia que podem comprometer a nossa produtividade, não é mesmo? Pois bem, uma boa solução para manter o foco é usar a técnica pomodoro.

Basicamente, a técnica é composta por ciclos de trabalho intercalados por alguns minutinhos de descanso. O método de gerenciamento de tempo tem o objetivo de aumentar a concentração e, por consequência, a produtividade. Leia nosso artigo para saber mais!

O que é técnica pomodoro?

A técnica pomodoro é um método de gerenciamento de tempo que divide as atividades em blocos curtos intercalados por intervalos para o descanso. Você foca no trabalho por 25 minutos, por exemplo, descansa por cinco e começa o ciclo novamente.

A abordagem foi criada pelo italiano Francesco Cirillo no final dos anos 80. O estudante sentiu dificuldades para organizar suas tarefas durante o primeiro ano da faculdade e resolveu fazer alguns testes para conseguir trabalhar sem interrupções.

Foi aí que ele teve a ideia de pegar um timer de cozinha em formato de tomate para cronometrar o tempo de estudo. Em italiano, tomate quer dizer pomodoro. É daí que vem o nome da técnica.

Depois de muito tempo testando e aprovando a metodologia, Cirilo decidiu compartilhar o seu conhecimento com o mundo. Em 1999, o italiano publicou o livro “The Pomodoro Technique” — em português, a técnica pomodoro — para detalhar a metodologia.

Vale a leitura: Endomarketing — o que é, qual a importância e como aplicar.

Em quais situações o método pode ser utilizado?

Veja bem: a técnica pomodoro é versátil e pode ser aplicada em um monte de situações. Qualquer atividade que exija concentração pode se tornar mais produtiva ao seguir o método. Confira alguns exemplos práticos!

Estudos

Você já passou horas lendo um texto acadêmico e, ao recapitular o conteúdo, percebeu que não absorveu praticamente nada da leitura? Pois bem, esse esquecimento pode ter diversas causas, e a dificuldade de concentração é uma delas.

Ou seja, o estudante lê, mas está preocupado com outras coisas. Por exemplo: o apito de notificação emitido pelo celular, com a conversa de colegas ao lado, com a temporada de alguma série que acabou de ser lançada e por aí vai.

A técnica pomodoro é interessante nesse sentido porque ajuda a evitar a procrastinação, além de manter o foco nos estudos. Dessa forma, o período fica bem mais produtivo e menos exaustivo.

Trabalho

Imagine só um profissional de contabilidade que passa o dia inteiro lidando com números. Vai chegar uma hora que ele vai olhar para tela e enxergar aquele números todos embaralhados, não é mesmo?

Nesse contexto, usar a técnica pomodoro é legal para evitar sobrecarga cognitiva. Afinal de contas, o colaborador não passará várias horas focado no mesmo trabalho, o que pode resultar em queda na qualidade das últimas entregas. Ao criar blocos de foco com intervalos, é possível manter a mente sempre fresca.

Tarefas criativas

Escrever um texto, criar um anúncio, resolver problemas complexos, desenvolver um logotipo e por aí vai. Todas essas atividades estão sujeitas a bloqueios criativos que atrapalham as entregas.

A técnica pomodoro ajuda a canalizar a energia criativa em um tempo determinado e abre espaço para o ócio, que também é importante para a criação de obras originais.

Veja também: Economia Criativa — um guia completo para a sua empresa.

Gerenciamento de projetos

Gerentes de projeto também podem utilizar a metodologia para melhorar o planejamento e a execução de tarefas em casos complexos. Isso ajuda a manter prazos e a minimizar erros.

Como o método funciona na prática?

Basicamente, a técnica consiste em trabalhar 25 minutos e descansar 5. Apesar de toda a simplicidade, existem alguns pormenores para alcançar o potencial máximo de produtividade com o método.

Sendo assim, resolvemos elaborar um passo a passo para aplicar a técnica. Olha só!

Passo 1: preparação

A primeira coisa que você precisa fazer é definir a tarefa que será realizada. Por exemplo: fazer um relatório, estudar sobre determinado assunto, escrever um texto etc.

Passo 2: configuração do timer

O tempo padrão para o pomodoro é 25 minutos. Sendo assim, essa é a hora de configurar o timer para apitar no fim desse período. Dá para usar um relógio digital, cronômetro do celular e até aplicativos específicos para o método pomodoro.

Passo 3: trabalho focado

Momento de iniciar o timer e se dedicar totalmente à tarefa planejada. Aliás, nada de mexer nas redes sociais, ler e-mails aleatórios, enviar mensagens para os amigos ou qualquer outra distração nesse período, combinado? A ideia é manter o foco absoluto na tarefa por 25 minutos.

Passo 4: intervalo curto

Quando o timer tocar, você deve parar imediatamente o que estiver fazendo, mesmo que não tenha concluído a tarefa. O objetivo é dar uma esvaziada na cabeça e relaxar antes de retomar o trabalho.

Só para esclarecer, o intervalo curto deve ser bem rapidinho mesmo: 5 minutos. Tempo suficiente para tomar uma água, um café, ir ao banheiro etc.

Passo 5: repetição

Acabou o tempo de descanso? Então, é hora de retomar a mesma tarefa e iniciar um novo ciclo de 25 minutos. Nesse contexto, o ideal é repetir esse bloco por quatro vezes.

Passo 6: intervalo longo

Ao completar os quatro pomodoros de 25 minutos intercalados com 5 minutos de descanso, você terá trabalhado por duas horas. 

Para manter a alta produtividade nas horas seguintes, portanto, a recomendação é fazer um descanso mais longo de 15 ou 30 minutos. Após essa pausa, você pode começar tudo de novo.

Passo 7: registro

Anote quantos pomodoros você precisou para realizar cada tarefa. Esse registro é legal para avaliar a produtividade e ajudar no planejamento.

Por exemplo: imagine uma pessoa que trabalha com tarefas administrativas. Com o pomodoro, dá para cronometrar o tempo que ela leva para fazer cada uma das atividades, entende? Daí, fica mais fácil organizar os próximos dias e cumprir com todas as obrigações no prazo.

Quais são as vantagens de usar a técnica?

Em primeiro lugar, vale ressaltar que o pomodoro é uma técnica de gestão de tempo. Afinal de contas, ela ajuda a controlar melhor a sua rotina para fazer um planejamento mais preciso a respeito do tempo que cada tarefa levará.

Mas não é só isso. Usar metodologia para as atividades do dia a dia traz uma série de benefícios, como:

• aumento da concentração: pomodoros curtos incentivam a concentração intensa, minimizando a tendência de se distrair com multitarefas ou interrupções;
• combate à procrastinação: a estrutura do pomodoro desencoraja a procrastinação, pois você sabe que deve se concentrar na tarefa por um período definido;
• redução do estresse: os ciclos de trabalho com pausas ajudam a reduzir o estresse, pois permite que você se desconecte do trabalho brevemente e recarregue as energias;
• aumento da produtividade: com maior foco e menos distrações, você conseguirá fazer mais coisas em menos tempo;
• geração de autoconhecimento: manter um registro de suas atividades e da quantidade de pomodoros concluídos ajuda você a entender melhor como gasta seu tempo e a identificar áreas de melhoria.

Veja também: Fluxos de trabalho — 7 dicas para organizá-los.

Como manter o foco no tempo produtivo?

A gente sabe que manter a concentração total naqueles 25 minutos não é nada fácil. Afinal de contas, nesse período, você “ouvirá” diversos chamados para procrastinar. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para manter o foco e concluir cada pomodoro com sucesso. Olha só!

Defina metas claras

Estudar para um concurso público, trabalhar em um relatório, revisar textos, costurar roupas etc. Pensa bem: essas metas são muito vagas, não é mesmo? Com objetivos tão amplos, fica até difícil mensurar os resultados.

Sendo assim, o ideal é criar metas específicas. Vale até desmembrar as tarefas em partes menores para facilitar o gerenciamento. Por exemplo: escrever a introdução do relatório, estudar o primeiro capítulo do livro X, revisar Y páginas de um texto etc. Percebeu a diferença?

Quando a meta é muito ampla, ela fica aberta para ambiguidades. Além disso, o nível de dificuldade para medir o progresso é maior. Se a meta for só apenas estudar, por exemplo, tanto a conclusão de uma página, quanto a leitura de um capítulo inteiro serão indicativos de sucesso, entende?

Desconecte-se

Imagine uma cena: você inicia o ciclo pomodoro e logo um colega de trabalho chama para contar uma fofoca. Para quem trabalha em home office, ainda tem as distrações de casa, como filho chamando, cachorro latindo, campainha tocando e por aí vai.

A grande questão aqui é que o ideal é criar um ambiente livre de distrações para conseguir focar de verdade. Nesse contexto, vale adotar as seguintes medidas:

• desative as notificações do celular;
• feche as abas do navegador que não estiverem relacionadas à tarefa;
• informe as pessoas ao redor sobre a sua indisponibilidade para evitar interrupções desnecessárias.

Crie uma lista de distrações

Sabe quando você se concentra no trabalho e do nada vem uma curiosidade absurda. Por exemplo: quem veio antes, o ovo ou a galinha? Distrações do tipo acontecem o tempo todo.

Isto é, você lembra que precisa de um tênis novo e logo para o que está fazendo para pesquisar preços e modelos na internet, pedir indicações de amigos, investigar a reputação das marcas no Reclame AQUI etc.

Uma boa solução para casos assim é criar uma lista de distrações. Na prática, é uma espécie de checklist de coisas a fazer, mas que você não pode dar a devida atenção naquele momento.

Vamos imaginar o gerente de uma loja que está trabalhando na elaboração do planejamento estratégico da empresa. Durante o trabalho, podem surgir vários pensamentos aleatórios. Por exemplo: “que calor, acho que vou comprar um ar-condicionado”. Nesse caso, você vai lá na lista e escreve: pesquisar ar-condicionado.

Mas olha: anota tudo mesmo, até mesmo aquelas dúvidas que são irrelevantes, como a questão do ovo e da galinha que mencionamos ali em cima, viu? Colocar essas coisas no papel é uma forma de eliminar distrações, desocupar o cérebro e voltar ao foco. Acredite: a sensação é de pinçar o pensamento aleatório e colocá-lo em outro lugar.

Estabeleça recompensas

Concluiu o pomodoro com sucesso? Então, se dê um prêmio por isso. As recompensas são espécies de incentivos para manter o foco.

Mas olha: cuidado para não exagerar nos presentes para si, combinado? Pedir pizza em comemoração todos os dias em comemoração a uma tarefa concluída, por exemplo, pode custar caro — para o bolso e para a saúde.

Confira também: Cashback — como fazer e como funciona um programa de recompensa.

Pratique a técnica regularmente

No primeiro dia, é difícil fazer todos ciclos direitinho. Mas o fato é que transformar algo em um hábito requer tempo e consistência. Sendo assim, pratique a técnica pomodoro constantemente para aprimorar a sua capacidade de concentração e torná-la uma parte natural de sua rotina.

O que fazer no horário de descanso?

Durante o tempo produtivo você precisa manter o foco para conseguir executar as tarefas. Em contrapartida, as pausas são para o absoluto ócio e relaxamento.

Aliás, nada de negligenciar essas pausas, viu? Elas são importantes para evitar fadiga mental e manter o desempenho ao longo do dia.

E apesar de 5 minutos parecer pouco tempo, dá para fazer várias coisas nesse período, como:

• meditar;
• fazer exercícios de respiração e alongamento;
• beber água ou café;
• beliscar algum lanchinho;
• dar uma voltinha pela empresa para esticar as pernas;
• socializar brevemente.

Quem trabalha em home office pode incluir algumas tarefas domésticas nesse intervalo. Por exemplo: lavar e secar louça, colocar roupa na máquina, recolher roupa do varal, brincar com o cachorro etc.

Agora, quando o assunto é intervalo longo, dá para fazer ainda mais coisas: um lanche mais caprichado, exercícios físicos, ler algo prazeroso, conversar com amigos e colegas de trabalho, assistir um episódio de uma série curta, jogar videogame, tomar um banho etc.

De toda forma, vale lembrar que o objetivo da pausa longa é recuperar a energia para conseguir manter o foco nos próximos pomodoros. Então, nada de fazer atividades relacionadas ao projeto durante esse descanso, combinado?

Por fim…

A técnica pomodoro é um método eficaz de gerenciamento de tempo que divide as atividades em blocos de trabalho intercalados por pausas curtas e longas. A estratégia é bem interessante para eliminar distrações no trabalho, aumentar a produtividade e até a qualidade das entregas.

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