Se você está na linha de frente atuando com atendimento ao cliente, já está acostumado com a demanda de tarefas, organização e boas práticas, não é?!
Quem já é cliente RA Hugme sabe que o software é um abraço quentinho tanto para beneficiar o cliente, mas também para o atendente que o manuseia no dia a dia.
A ideia é que de uma maneira eficiente a ferramenta proporcione uma experiência agradável, e que faça com que a rotina de atendimento seja ainda mais prática.
E praticidade é o que conta para que o time consiga desenvolver suas entregas e resultados, e consequentemente, uma marca evoluída em reputação e posicionamento.
Comece na prática
Sobretudo o gerenciamento de tempo no ambiente de trabalho é uma técnica eficaz que faz com que as tarefas e demandas do dia a dia sejam executadas com mais qualidade, organização, construindo até mesmo uma prática da empresa.
Ter isso em mente contribui para que o senso de responsabilidade e entrega das demandas seja sempre excelente. Isso é, estamos tratando desse assunto dentro de um contexto de atendimento e como organizar para que de forma prática a empresa e o cliente alcancem o sucesso desejado.
Assim também, em um departamento de atendimento, cada colaborador exerce uma função, certo?! Ainda que a tarefa em si seja responder e dar suporte ao cliente, é necessário que o atendente organize o seu tempo para que nenhuma tarefa daquele dia passe batido.
O desafio do gestor é acompanhar cada colaborador da equipe e instruir o melhor caminho, visando estratégias, menos sobrecarga e claro, produtividade.
Sob o mesmo ponto de vista, é interessante pontuar que se a empresa alcançou certo resultado foi porque por trás disso houve uma organização de tarefas que consistiu em metas alcançadas e reconhecimento.
Contudo, no ambiente de trabalho atual, e a presença da conectividade, importa muito na rotina como a equipe administra o tempo e em conjunto atingem seus objetivos e resultados. É aqui que enfatizamos a verdadeira produtividade.
A seguir, vamos mostrar o passo a passo de como duas funcionalidades em especial do RA Hugme podem contribuir nessa jornada.
Modelo de Resposta
Pensando nesse contexto, que citamos acima e frisando as boas práticas no atendimento, uma empresa pode criar em sua estratégia uma padronização de um jeito eficiente.
Nesse sentido, a padronização das respostas na hora do suporte de atendimento pode ser uma boa pedida. Nesse caso, não é uma mensagem robótica ou idêntica para todos os atendimentos, até porque isso pode ser prejudicial.
A padronização que está em evidência, é a maneira que a empresa tem de responder o cliente, ou seja, para cada tratativa a ser resolvida, há um padrão de resposta já estabelecido.
Como por exemplo, através do RA HugMe há um painel dentro da plataforma onde é possível encontrar a funcionalidade “ Modelo de Resposta”. A proposta é deixar salvo alguns padrões de resposta que poderão servir de modelos ou templates que ajudam na hora de solucionar um ticket.
Como funciona o modelo de resposta
clique em Ajuste> Modelo de resposta> Novo modelo.
Assim :
Sua forma de manusear é bem simples:
1 – mantenha o status no modo ‘Ativo’, no título você irá colocar o nome que vai aparecer,
2 Em seguida, dentro do ticket, na mensagem, escreva o que você quer que esteja na comunicação com o consumidor
3 – E por fim, informe a origem em que você quer que esse modelo de resposta esteja.
Você vai gostar de ler : 7 funções úteis do RA HugMe para sua empresa!
Importante:
o modelo de resposta criado irá aparecer dentro do ticket no campo de resposta, tanto para respostas públicas quanto para respostas em mensagem privada.
Um exemplo prático disso é quando um consumidor escreve uma reclamação, podendo ser como título “atraso na entrega”, logo, haverá um template específico para essa tratativa. Sendo assim, toda vez que algum consumidor abrir reclamação com a mesma situação a resposta será com o conteúdo voltado para esse assunto.
Outro ponto é que os próprios atendentes conseguem personalizar na hora do atendimento, ficando livre o uso de emojis, adicionar o nome do consumidor, a fim de humanizar ainda mais o atendimento visando proximidade e uma melhor experiência.
Veja como no vídeo abaixo :
A funcionalidade presente dentro do RA HugMe serve para otimizar as demandas de atendimento, combinar inteligência e praticidade.
E sobretudo ser um incentivo na hora da equipe de atendimento organizar a rotina no dia a dia.
Atuar com o RA HugMe no dia a dia é ter a oportunidade de garantir que a equipe de atendimento tenha alta performance nos resultados e uma ótima dinâmica.
Além disso, cada funcionalidade complementa a jornada de atendimento eficaz de maneira inteligente, que consequentemente, traz uma experiência do cliente satisfatória e completa.
E ainda falando sobre funcionalidades do RA HugMe o próximo tópico “ Automatização de tarefas” comprova ainda mais que a participação do RA Hugme quando o assunto é gestão de tempo e praticidade é indispensável.
Automatização de tarefas
Nesse sentido, quando pensamos em praticidade e gestão de tempo, dentro do RA HugMe há a possibilidade de exercer algumas ações sem a necessidade de um esforço humano.
Uma tarefa que ocuparia, quem sabe, metade de um dia ou até mesmo um dia inteiro, a funcionalidade presente dentro da plataforma chamada Automatização de Tickets, permite que a categorização seja criada assim que a tratativa/ticket adentra no sistema. E claro, de forma automática e programada.
É possível configurar, criar prioridades, novos filtros e até condições, cada um com uma finalidade específica para cada ação.
O intuito de automatizar alguns processos, sem sombra de dúvidas é ganhar agilidade, até mesmo quando há a entrada de reclamações mais complexas e detalhadas.
Veja o exemplo:
Se… [escolha a condição] então Faça isso [escolha a ação]
- Se o cliente citar algum termo, o sistema atribui a um grupo de atendentes específico;
- Se o cliente citar algum termo, o sistema aplicar uma tag X;
- Dividir de maneira igualitária as entradas dos tickets entre os atendentes;
- Atribuição automática das entradas para grupos de atendentes ou atendentes específicos;
Como resultado, é possível automatizar reclamações que contenham termos específicos e encaminhar para um time/atendente especialista do caso.
Veja no vídeo abaixo como essa função do RA HugMe é intuitiva e fácil de usar:
Conheça o RA HugMe
Como resultado, quando a empresa decide implementar ferramentas tecnológicas no seu atendimento, como o RA HugMe, o relacionamento entre os clientes e a marca torna-se otimizado e inovador, comprovando ser uma característica no seu desempenho e diferencial no mercado.
Com tantas práticas diversas e atuais, automatizar seu fluxo de informações, com a finalidade de fazer uma triagem de atendimento são atitudes essenciais e estratégicas para escapar de tarefas que acabam se tornando exaustivas, desnecessárias e confusas, tanto para o cliente quanto para seu time de atendimento.
E se a sua empresa deseja ter o RA HugMe como parte dos seus negócios:
