Nota Fiscal: o que é, alguns tipos, para que servem e mais!

Dia Nacional da Nota Fiscal: você sabia que existe um dia especial para o documento? Pois bem, a data comemorativa é celebrada no dia 10 de novembro e serve para conscientizar empresários e consumidores sobre a importância da nota fiscal.

Nesse contexto, vale esclarecer que o documento é uma espécie de comprovante de compra e venda. Além de oficializar uma transação comercial, o registro também serve para formalizar o recolhimento de impostos e tributos. Mas não é só isso!

Neste artigo, vamos nos aprofundar mais no assunto e explicar os riscos de não emitir o documento corretamente. Confira!

O que é e para que serve a nota fiscal?

Em primeiro lugar, a nota fiscal é o documento oficial para comprovar uma transação comercial. Na prática, o arquivo serve, basicamente, para facilitar a fiscalização das empresas e garantir os direitos do consumidor. No documento. é possível visualizar as seguintes informações:

• dados do vendedor: CNPJ, inscrição estadual e endereço;
• dados do comprador: nome completo, CPF ou CNPJ, endereço, telefone de contato e e-mail;
• dados da compra: produto ou serviço adquirido, quantidade, valor e forma de pagamento;
• dados da transportadora (no caso da venda de mercadorias online): CNPJ, endereço, frete, entre outros;
• impostos e tributos.

Por exemplo: imagine a compra de um smartphone. Nesse contexto, a nota fiscal prova que aquele item é seu, foi adquirido de maneira regular e todos os tributos e impostos foram devidamente pagos, entende?

No entanto, muito mais que uma boa prática, emitir notas fiscais é uma obrigação fiscal das empresas. A determinação é prevista na Lei 8.137/90 que dispõe sobre crimes contra ordem tributária, econômica e contra as relações de consumo. Vamos deixar para falar mais sobre as consequências de não fornecer nota fiscal daqui a pouco, combinado?

A única exceção é em relação ao Microempreendedor Individual. A título de esclarecimento, o MEI não precisa registrar o documento em caso de vendas de produtos e serviços para pessoas físicas — a menos que o consumidor solicite, é claro. Por outro lado, quando a transação ocorre entre pessoas jurídicas, aí, sim, o MEI é obrigado a emitir nota.

Vale a leitura: Você tem MEI? Então, atenção para não cair em golpes empresariais

Quais são os principais tipos de notas fiscais que existem no Brasil?

De antemão, já vamos avisar que existem mais de 10 tipos de notas fiscais, e cada uma delas tem um objetivo diferente. Porém, vamos citar por aqui apenas os modelos mais relevantes para o e-commerce. Esclarecimentos feitos, veja os principais tipos de notas fiscais a seguir!

Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)

Sabe aquele papelzinho que você recebe nas compras feitas em estabelecimentos físicos? Por exemplo: supermercado, farmácia, padaria e por aí vai. Pois bem, essa é nota fiscal ao consumidor eletrônica. Aliás, esse tipo de nota só é emitido em vendas para o consumidor final.

O modelo de NFC-e veio para substituir o famoso cupom fiscal. Agora, com a modernização do sistema eletrônico, o consumidor pode ter acesso a detalhes do documento pela internet. Nesse contexto, basta inserir a chave numérica composta por 44 dígitos impressos na nota e ver informações como produtos adquiridos, data da emissão, valor da nota, tributos, etc.

Veja também: Quer CPF na nota? Afinal, pra quê serve?

Nota Fiscal de Venda de Produto Eletrônica (NF-e)

Esse é o documento emitido para a venda de produtos físicos, inclusive aqueles comercializados pela internet. Por exemplo: eletrônicos, eletrodomésticos, cosméticos, livros etc.

No comércio eletrônico, a nota fiscal é emitida durante a etapa de faturamento. Nesse momento, também é gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) — que é uma versão simplificada da NF-e.

E olha: o documento impresso precisa acompanhar a mercadoria durante o transporte para fins de fiscalização. Mesmo assim, o e-commerce costuma enviar ao consumidor um arquivo digital do documento e a chave de acesso para visualizar a nota fiscal na íntegra no portal da Receita Federal.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A nota fiscal de serviços segue a mesma lógica da NF-e. A diferença é que esse tipo de documento é emitido para a prestação de serviços, e não para venda de mercadorias físicas.

Enquanto uma geladeira é acompanhada de uma nota fiscal de produto, por exemplo, o conserto do eletrodoméstico gera uma NFS-e, entende? O mesmo vale para as áreas de hotelaria, academia, escolas, cursos online, entre outros.

Aliás, assim como a NF-e tem o DANFE, a NFS-e tem o DANFSE que também funciona como uma versão simplificada da nota.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Esse tipo de nota é voltado para empresas de transporte rodoviário, aquaviário, aéreo e ferroviário. Nesse contexto, o documento registra o serviço de entrega e assegura o recolhimento dos impostos devidos.

Funciona mais ou menos assim: o e-commerce vende um produto, emite a NF-e e a transportadora gera o CT-e atrelado à nota fiscal da mercadoria que será entregue. Aliás, é importante ressaltar que os entregadores precisam ter em mãos a nota fiscal e o CT-e de cada pedido de transporte para fins de fiscalização.

Nesse sentido, também existe uma versão simplificada para a impressão: o Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE).

Leia também: Impactos da logística e frete no e-commerce

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

Antes de tudo, vale ressaltar que as notas fiscais listadas até aqui — NFC-e, NF-e e NFS-e — só podem ser emitidas por quem tem CNPJ. Por outro lado, a Nota Fiscal Avulsa é acessível para profissionais que ainda não legalizaram o negócio e atuam como pessoas físicas (CPF).

Por exemplo: imagine um pedreiro que prestou serviços para uma empresa, mas precisa apresentar a nota fiscal para receber pelo trabalho. Nesse caso, o profissional autônomo pode ir até à prefeitura da cidade ou entrar no sistema para solicitar uma Nota Fiscal Avulsa.

O emissor costuma cobrar um percentual da nota. Tem ainda ICMS ou ISS, INSS e, às vezes, até Imposto de Renda (IRRF) — a depender da descrição do produto/serviço e valor da nota.

Qual a importância de emiti-las corretamente?

Faz alguma coisa errada? Então, não se desespere, pois existem formas de corrigir erros na emissão do documento. Dá para cancelar a nota, fazer uma carta de correção eletrônica (CC-e), uma nota fiscal de substituição e até uma nota fiscal complementar para regularizar a situação.

Mas, cá entre nós, além de trabalhoso, esses erros podem prejudicar o andamento de processos internos, não é mesmo? Então, é importante emitir as notas corretamente com produtos certo, cálculos de impostos, classificação fiscal, dados do consumidor e por aí vai.

Recomendamos contar com um emissor de nota fiscal integrado à plataforma, em especial no e-commerce. Dessa forma, é possível automatizar a emissão do documento e evitar erros.

Quais são as consequências de não emitir notas fiscais?

Como já falamos por aqui, a emissão de notas fiscais de vendas de produtos e serviços não é apenas uma questão de boa prática. Na verdade, essa é uma obrigação fiscal.

Sendo assim, veja só o que pode acontecer com a sua empresa se você não emitir a nota ou preencher os dados de forma incorreta.

Prisão e multa

Não, você não leu errado. Não emitir nota fiscal é crime de sonegação de impostos. O empresário pode até ser preso se for pego vendendo produtos e serviços sem o registro. Só para esclarecer: a pena pode variar de 2 a 5 anos de reclusão.

Ainda tem as multas que podem gerar um prejuízo significativo para a empresa. Para você ter uma ideia do tamanho do rombo, o fisco pode cobrar das empresas até 100% do valor de cada nota fiscal omitida como punição.

Perdas

Imagine uma cena: você vende seus produtos na internet e o carro de transporte é parado pela fiscalização da Receita Federal. A carga pode ser apreendida se o motorista não tiver em mãos a nota fiscal de todas as mercadorias e o CT-e.

Isto é, você perde os produtos e ainda precisará devolver o dinheiro aos consumidores lesados. Agora, some este prejuízo à multa que mencionamos ali em cima. Não compensa, concorda?

Dificuldade de acesso ao crédito

Para liberar um empréstimo para empresas, os bancos fazem uma análise de risco minuciosa. Esse cuidado é importante para minimizar as chances de calote, sabe?

E quando o negócio sonega impostos, a instituição fica sem informações financeiras importantes. Pensa bem: as notas fiscais emitidas refletem o volume de vendas do e-commerce, não é mesmo?

Logo, sem esses documentos, não dá para saber se o valor que a empresa declara de rendimento é real ou não. Como resultado, o varejo físico e online que não emite notas tem dificuldade de pegar crédito para investir no crescimento do negócio.

Crise de credibilidade

Pense no seu lado como consumidor: você compraria um produto sem nota fiscal? Lembrando que, sem o documento, você não pode solicitar trocas, devoluções, usufruir da garantia do fabricante, incluir o item no Boletim de Ocorrência (BO) em caso de roubo etc.

Nem precisa pensar muito para chegar a uma conclusão, não é mesmo? Pois bem, de fato, o consumidor tende a desconfiar de empresas que não fornecem a nota fiscal do produto ou serviço adquirido — e com razão!

É por isso que uma empresa que sonega impostos tem a credibilidade reduzida. Sem contar nas queixas postadas no Reclame AQUI que podem influenciar negativamente aqueles consumidores em jornada de pesquisa de compra. Assim, é bem provável que o negócio registre queda nas vendas.

Saiba mais: Como transmitir confiança e credibilidade para o seu cliente

Guia rápido: como emitir nota fiscal no e-commerce?

Se você chegou até aqui, já percebeu a importância da nota fiscal, não é mesmo? Recapitulando: além de manter a empresa dentro da lei, esse cuidado é fundamental para profissionalizar o seu negócio e passar confiança ao consumidor.

Mas a pergunta que não quer calar é: como fazer isso, afinal? Trouxemos um tutorial bem prático a seguir. Confira!

Formalize o negócio

Já falamos por aqui que, para emitir notas fiscais, é necessário ter um CNPJ, lembra? Então, o primeiro passo é formalizar a empresa para obter o Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

Nesse contexto, existem diversas opções e a escolha vai depender do seu faturamento, da atividade-fim e da estrutura societária escolhida.

Para se aprofundar no assunto, nós sugerimos a leitura a seguir: Conheça os tipos de empresas que podem ser abertas no Brasil

Adquira um Certificado Digital

Veja bem: o Registro Geral — o famoso RG — serve para comprovar a sua identidade pessoa, certo? Aliás, é por isso que o documento é conhecido como carteira de identidade.

Pois bem, o Certificado Digital também é uma espécie de identidade, mas que comprova a autenticidade de pessoas e empresas no ambiente virtual. Com ele, dá para assinar documentos digitalmente com validade jurídica e acessar alguns sistemas restritos, inclusive o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, da Receita Federal.

Solicite o credenciamento junto a Secretaria da Fazenda

Com o Certificado Digital em mãos, você pode se dirigir para a Secretaria da Fazenda da sua cidade para fazer o credenciamento. Na prática, a solicitação é uma espécie de alvará de funcionamento que atesta que a empresa está regular, entende? O órgão vai orientar a respeito dos próximos passos assim que o credenciamento for autorizado.

Escolha um emissor de notas fiscais

De modo geral, o estado fornece um sistema gratuito para a geração do documento. Então, na hora de fazer o credenciamento na Secretaria da Fazenda, é legal perguntar sobre isso, combinado?

No entanto, o mais comum é que esse sistema gratuito permita apenas a emissão de notas de maneira manual. Em outras palavras: você faz uma venda e, em seguida, precisa acessar o software para preencher as informações e gerar o documento.

Se o seu volume de vendas for baixo, esse trabalho é perfeitamente possível. No entanto, à medida que a demanda aumenta, vale investir em tecnologias para otimizar esse processo.

Nesse sentido, existem sistemas especializados que promovem a integração da loja virtual ao emissor de notas fiscais. Dessa forma, é possível automatizar o processo, evitar erros e até tornar mais prática a organização dos documentos.

Ufa! Quanta informação, não é mesmo? Não é divertido ter de lidar com os aspectos burocráticos de um negócio. No entanto, emitir as notas fiscais defeitinho é fundamental para manter a empresa em dia com as obrigações fiscais e tributárias. Além de garantir a saúde financeira do negócio, esse cuidado é necessário para passar credibilidade e conquistar a confiança do consumidor.

Gostou do nosso conteúdo e quer saber mais sobre como aumentar a relevância do negócio? Então, veja também algumas dicas para tornar o seu e-commerce confiável